užívateľská príručka
posledná aktualizácia: 30.11.2024

Login

Použite svoje prihlasovacie meno a heslo pre prihlásenie do systému.
Ak ste svoje heslo zabudli, použite tlačítko "Forgot password" a systém Vám odošle na Váš email nové heslo.
V prípade že máte aktivované dvoj-faktorové overovanie, nechajte si poslat verifikačný SMS kód a ten vložte do políčka VERIFICATION CODE.

Zmena hesla

V prípade, že si potrebujete zmeniť heslo, kliknite na sekciu "Change password", zajdate svoje akuálne heslo a následne 2x nové.

Nastavenia

  • Kategórie dodávateľov

    Definujte prosím kategórie dodávateľov. Ak je pri pložkách v požiadavkách na nákup definovaná kategória dodávateľa, vtedy systému ponúkne dodávateľa ktorý spĺňa požiadavky na vybranú kategóriu.
    Internal production - informácia či pre danú kategóriu produktov je možné použiť internú produkciu
    Fill in suppliers in REQ lines - použiť kategóriu pre automatickú filtráciu v riadkoch REQ

  • Typy užívateľov

    Definujte prosím typy užívateľov.

  • Nastavenia Emailu

    Sender Email - emailová adresa ktorú systém používa ako odosielateľa automatických emailov.
    Quotation text for suppliers before Extra comment - Text tela emailu na vyžiadanie cenovej ponuky. Text sa vkladá pred manuálny obsah.
    Quotation text for suppliers after Extra comment - Text tela emailu na vyžiadanie cenovej ponuky. Text sa vkladá za manuálny obsah.
    Order text for suplier - Text tela emailu pri automatickom odoslaní objednávky.
    EXTRA ORDER text Manufactured parts for supplier - Text ktorý sa pridá do tela emailu v prípade že sa jedná o objednávku Manufactured parts.
    Warranty E-Mail text - Text tela emailu pri odoslaní reklamácie
    Text upomienky pre dodávateľa. - Text tela emailu pri odoslaní upomienky pre dodávateľa
    Notifikácia "Ďakujeme, nevyhoveli ste" SK - Text tela emailu pri odoslaní notifikácie pre dodávateľa pri ukočení dopytu

  • Prístupové práva

    Definujte prístupové práva pre každú kategóriu užívateľov a sekciu systému NO - žiadny prístup do sekcie pre vybranú kategóriu užívateľov.
    READ - obmedzený prístup alebo prístup len na čítanie do sekcie pre vybranú kategóriu užívateľov.
    READ/WRITE - plný prístup do sekcie pre vybranú kategóriu užívateľov.

  • TimeSheet

    Nastavenie automatických notifikácií, sviatkov pre aktuálny kalendárny den a denných príplatkov za služobné cesty podľa štátov.

  • Orders

    Nastavenie dodacích adries, číslovania objednávok pre kalendárny rok a automatických pripomienok pre dodávateľov.

  • Information panel

    Spravovanie oznamov na úvodnom paneli portálu.

  • Business trip

    Nastavenie automatického odoslania požiadaviek pre nacenenie
    Nastavenie odosielateľa požiadaviek

  • TwoFactor login

    White list IP adries, kde sa dvojfaktorová autentifikácia nebude používať.

    • Užívatelia

    Sekcia na evidenciu, vytváranie a zmeny v databáze užívateľov.
    Pre vytvorenie nového užívateľa kliknite na tlačidlo Create user
    Pri zmene základných údajov použite tlačidlo
    Zmena všetkých atribútov užívateľa je dostupná kliknutím na
    Vymazanie užívateľa je možné pomocou
    Access - povolenie alebo zakázanie prístupu do systému
    Admin - povolenie prístupu do systému s plnými prístupovými právami
    Editácia
    Okrem štandardných údajov užívateľa nastavte
    -> Default REQ type - Systémom ponúkaná šablóna requestov
    -> Default purchase for - prípade, že ide o typ užívateľa "purchase" je potrebné vybrať nákupcov pre každý typ REQ
    -> Holiday validation - Schvaľovateľ dovoleniek
    -> Holiday fund - dovolenkový fond pre aktuálne obdobie (rok)
    Extra access rights
    -> Workshop manager - schvaľovanie TimeSheet pre texternistov
    -> Manufacturing Manager - schvaľovanie internej produkcie,vytváranie objednávok pre internú produkciu
    -> TimeSheet for external users - Schvaľovanie External users TimeSheet a vytváranie objednávok
    -> TimeSheet - plný prístup do TimeSheet
    -> Reception - prístup do modulu reception
    -> Show prices in reception - viditeľnosť cien položiek v module reception
    -> Holiday records - viditeľnosť záznamov v module dovolenky
    -> Recreations validate - schvaľovanie preplatenia nákladov rekreácií

    Vyhľadávanie

    Systém vyhľadáva položky v databáze podľa zadaných kritérií.
    Na výber máte vyhľadávanie v "Purchase requests" a v Objednávkach.
    V časti vyhľadávanie v requestoch sa po kliknutí na zobrazia objednávky v ktorých sa vybraná položka nachádza, spolu s objednaným a atuálne doručeným množstvom.
    V závislosti od pristupových práv sa užívateľovi zobrazia, alebo nezobrazia jednotkové ceny.
    Pri vybranom projekte v dátovom zdroji Objednávky sú dostupné možnosti exportu:
       -> MECHANIC BOM for documentation
       -> ELECTRIC BOM for documentation
       -> ALL items

    Dodávatelia

    Sekcia na evidenciu, vytváranie a zmeny v databáze dodávateľov.
    Pre vytvorenie nového dodávateľa kliknite na tlačidlo NEW
    Zmena atribútov dodávateľa je dostupná kliknutím na
    V detailoch dodávateľa prosím definujte aj prislúchajúce kategórie.
    Vymazanie dodávateľa je možné pomocou , len v prípade že na vybraného dodávateľa ešte neexistuje žiadna objednávka.

    Nový request - NEW REQUEST OF PURCHASE

  • Pre vytvorenie novej požiadavky si zvoľte možnosť REQUEST OF PURCHASE - TRADE PARTS alebo REQUEST OF PURCHASE - MANUFACTURED PARTS

    Vyplňte všetky povinné údaje

    Use Excel template - Vyberte používanú XLS šablónu. Systém Vám automaticky ponúka šablónu z Vášho užívateľského profilu

    Browse nomenclature - vlože XLSX súbor so zoznamom položiek pre import. Použite preddefinovaný XLSX súbor s nezmenenou štruktúrov stĺpcov.

    Browse attachments - vlože prílohy k položkám. Ideálne v jednom ZIP balíku, kôli úspore miesta. Ak neviete vložiť ZIP súbor, môžete vložiť prílohy jednotlivo. Povolené typy príloh sú PDF, STEP, DWG, ZIP

    Browse BID file - vložte ponuku od dodávateľa ak máte. Povolené typy príloh sú PDF, XLSX, ZIP, DOC, DOCX

    V prípade že chcete pridať manuálny riadok, kliknite na tlačidlo Add New manual Line, systém Vám pridá možnosť vyplniť údaje pre ďalšiu položku.

  • Pokračujte na tlačidlo View Request summary

    Skontrolujte si údaje pred uložením požiadavky. Položky TITLE a COMMENT ešte môžete upraviť. Skontrolujte aj správnosť priradenia príloh.

    Ak ste pri zadávaní spravili chybu, vráťte sa pomocou tlačidla CANCEL. Požiadavka sa vymaže a môžete vytvoriť novú.

  • Ak je požiadavka v poriadku, ukončite ju tlačidlom PLACE REQUEST. Požiadavka sa uloží do systému.

    • Sumarizácia request - REQUEST OF PURCHASE RESUME

  • Sekcia zobrazuje uložené požiadavky na nákup

    Vyhľadávanie podľa kritérií

    Status requested, purchased, received - zobrazuje aktuálny stav celej požiadavky. Stav sa aktualizuje podľa jodnotlivých položiek požiadavky.

  • - prístup pre nákupcu - editácia požiadaviek a vyžiadanie cenových ponúk

    Pre každý riadok vyberte dodávateľa zo zoznamu (3 možnosti), alebo vyberte jedného dodávateľa pre všetky riadky naraz.

    Pokiaľ položka este nieje odoslaná na nacenenie, môžete upraviť jej množstvo.

    Jednotlivé atribúty ako reference, description .., môžete upraviť hocikedy podľa potreby.

    Odošlite požiadavku na nacenie pomocou tlačidla "SEND RFQ". Môžete použiť vloženie automatického textu do tela emailu.

    Stav položiek v Requeste je menený automaticky pri odosielaní objednávok a prijímaní tovaru. V prípade že sa tovar objednáva pomocou manuálnych objednávok, môžete stav položiek zmenit tlačidlami "Set as purchased" a "Set as delivered"

    Automatická kontrola duplicitných riadkov
    Systém prehľadá všetky položky vo vybranom requeste, ktoré ešte neboli objednané. Najprv skontroluje duplicity reference a potom porovnáva ostatné údaje na riadkoch. Ak nájde duplikáty tak vypíše počet reference, na ktorých duplikáty našiel. Užívateľ sa potom može rozhodnúťt či duplikáty zlúčiť alebo nie.
    Po odsúhlasiní systém spočíta množstvá na nájdených duplicitných kartách a pripočíta do prvej nájdenej karty. Vždy prvá karta ma aj napárovane prílohy. Ostatné duplicitné karty systém vymaže.

  • - prehľad požiadaviek a aktuálneho stavu položiek

    Requested - označenie riadku pri vyžiadaní cenovej ponuky

    Purchased - označenie riadku pri objedndaní

    Delivered - označenie riadku pri doručení

    - komplet vyžiadané/objednané/doručené
    - čiastočne vyžiadané/objednané/doručené
    - zatiaľ nevyžiadané/neobjednané/nedoručené

    • Sumarizácia ponúk - REQUEST OF QUOTATION RESUME

  • Sumarizácia ponúk - schvaľovanie a automatické generovanie objednávok

    Vyhľadávanie podľa kritérií

    Status requested, choice, approved - vyžiadaná ponuka, výber pred schválením, schválené/neschválené.

  • - prístup na editáciu - výber jednotlivých položiek na objednanie
  • Automatické odoslanie objednávky prepnutím stavu RFQ Approved na YES

    Pri prepnutí stavu RFQ na Approved, systém vygeneruje objednávky podľa časti Summary by selected suppliers

  • V prípade, že manager nemá dostatočný limit pre schválenie RFQ, tak odoslanie objednávky bude postúpené na schválenie GM
  • - Request je pripravený/odoslaný na schválenie

    • Objednávky

  • Sumarizácia objednávok, vytváranie manuálnych objednávok, odosielanie objednávok

    Vyhľadávanie podľa kritérií

    Status not delivered/delivered, open/closed - zobrazuje aktuálny stav objednávky.

  • - prístup na editáciu - zmena objednaného množstva a jednotkovej ceny, zmena údajov jednotlivých položiek, ich pridávanie a mazanie.

    V prípade potreby môžete objednávku odoslať kliknutím na Send SK order / Send EN order

    Adresa dodávadeľa je vyplnená automaticky z databázy dodávateľov. Doplňte prosím text objednávky, a vyberte aké prílohy má systém odoslať.

    Môžete pridať ďalšie adresy oddelené čiarkou.

    Podľa potreby môžete upraviť poznámku pre dodávateľa, zľavu, cenu dopravy, cenu materiálu a vložiť informácie o prijatých faktúrach.

  • Manuálne vytváranie objednávok

    Kliknite na tlačidlo Create ORDER

    Vyberte dodávateľa, číslo projetu, askera, číslo requestu a číslo ponuky. Číslo objednávky bude automaticky vygenerované doporadia

    Jednotlivé položky objednávky môžete ručne vložiť kliknutím na tlačidlo Add New manual Line alebo importovať z XLSX súboru.

    Pre import XLSX súboru musíte definovať stĺpce v ktorých sa nachádzajú potrebné údaje

    tlačidlom Save NEW order uložíte objednávku do systému

    Manuálna objednávka nieje automaticky zasielaná dodávateľovi. Po uložení si ju môžete skontrolovať, v prípade potreby upraviť a odoslať.

  • - generovanie a zobrazenie PDF objednávky. Po každej zmene v údajoch objednávky pred ďalším odoslaním prosím vygenerujte nové PDF.
  • - prezeranie detailu objednávky bez možnosti zmeny údajov.
  • - stiahnutie zobrazených záznamov do XLS
  • - stiahnutie všetkých príloh z riadkov objednávky do ZIP
  • Evidencia faktúr k objednávkam

    Ku každej objednávke si môžete pridávať faktúry do evidencie cez "Insert NEW invoce"

    • Príjem tovaru/Reception

  • Sekcia zobrazuje sumarizáciu objednávok s možnosťou doplňovania prijatého množstva

    Vyhľadávanie podľa kritérií

    Status requested, closed - zobrazuje aktuálny stav objednávky.

  • - prístup na editáciu - doplňovanie prijatého množstva, zmena stavu celej objednávky na Openned/Closed, zmena dátumu dodania

    Pri prijatí tovaru dolňte dodané množstvo

    Keď je objednávka ukončená, nastavte jej celkový stav na Closed

    Podľa potreby odošlite notifikáciu pre Askera kliknutím na Notify Asker. Systém odošle automatický email so sumarizáciou položiek zmených v deň odoslania notifikácie.

    V každom riadku môžete vložiť potrebné množstvo do REKLAMÁCIE a následným kliknutím na "CREATE" sa vytvorí nová reklamácia tovaru

  • - generovanie popisného štítku
  • - v zozname objednávok - prehľad požiadaviek a aktuálneho stavu položiek
  • - v detaile objednávky na riadkoch - detailné informácie o príjme tovaru
  • - odoslanie upomienky dodávateľovi pri neskorom dodaní materiálu. Kópia sa posiela aj na adresu managera, askera a nákupcu.
    - Stav doručené
    - Stav doručené čiastočne
    - Stav zatiaľ nedoručené
  • - systém automaticky dopočítava počet vzdaných poločiek - QTY pickedup
  • PRINT ALL labes by DATE - vygenerujú sa QR štítky, podľa dátumu príjmu na sklad
  • PRINT TODAY's label - vygerujú sa QR štítky pre položky prijaté v aktuálnom dni

    • TimeSheet

  • Evidencia odpracovaných hodín, a ich schvaľovanie projektovým a general managerom

  • Pre aktuálny mesiac prosím vložte projekt v kombinácii s pracovným týždňom a miestom výkonu prác

    Vyplňte odpracované hodiny pre každý deň

    V prípade absencie v daný deň vložte informáciu o type (dovolenka, priepustka)

    Počet stravných lístkov sa prepočíta automaticky pre každý odpracovaný deň podľa pravidla :
    0 - 3 hod = 0 stravných lístkov
    4 - 11 hod = 1 stravný lístok
    12 a viac hod = 2 stravné lístky

  • Pre uloženie absencie si vyberte typ absencie (dovolenka, PN, priepustka), vyberte dátum OD, DO a kliknite na OK

    V prípade, že vložíte dovolenku vyplňte prosím aj miesto pobytu na dovolenke a počet pracovných dní.
    Systém automaticky vytvorí záznam v module dovolenky a zároveň zašle požiadavku na schválenie všetkým užívateľom s prístupovými právami na schvaľovanie dovoleniek.
    Vaša dovolenka bude platná až po schválení schvaľovateľom. O jej schválení Vám príde emailová notifikácia.


  • - obnovenie (znovu načítanie) zadaných údajov, slúži pre kontrolu správneho uloženia údajov.
  • - Zobrazenie mesačnej sumarizácie -> Prístup povolený pre projektových a general managerov.
  • - exportovanie PDF timesheet za aktuálny mesiac. Do PDF sa exportujú len záznamy, ktoré sú validované.
  • - uloženie timesheet. Po Vašom uložení už nemôžete robit žiadne ďalšie zmeny v timesheet. Systém čaká na validáciu managerom.

    • Reklamácie

  • Evidencia reklamácií.
  • Reklamácie sa vytvárajú v module Reception, zadaním počtu kusov k vybraným položkám a kliknutím na "CREATE"

  • V detaile reklamácie: Vypľnte prosím "Delivery of warranty"
  • Pridajte prílohy k jednotlivým položkám, a prípadne vypľnte ostatné dôležité informácie o reklamovaných položkých
  • Reklamáciu odošlete dodávateľovi kliknutím na "Send SK warranty"

    • Zákazníci

  • Evidencia zákazníkov
  • - zoznam a editácia adries na dodanie
  • - zoznam a editácia kontaktných osôb
  • - história komunikácie so zákazníkom
  • - editácia údajov zákazníka
  • - vymazanie zákazníka z databázy

  • Pre vytvorenie nového zákazníka kliknite na "Create customer"
  • Vyplňte všetky potrebné údaje. Ak chcete načítať údaje z databázy finstat, vyplňte prosím IČO a kliknite na Download online data
  • Môžete hneď pridať adresy na doručenie kliknutím na tlačítko "Add delivery address +"
  • Pre pridanie kontaktnej osoby - vyplňte údaje a kliknite na
  • Pre pridanie komunikácie do histórie - vyberte kontaktknú osobu, vyplňte text a kliknite na

    • Štatistiky

  • REQ-RFQ - štatistiky podľa REQ a RFQ - priemerná doba schvaľovania a vyžiadania si cenovej ponuky
  • SUPPLIERS, ORDERS - štatistky podľa dodávateľov a objednávok, priemerná doba dodania, počty objednávok, sumy objednávok, priemerná výška zliav, počet aktuálne otvorených objednávok, počet meškajúcich objednávok
  • Vyberte si typ zobrazenia medzi ÚDAJE a GRAF
  • Vyberte si kagegórie dodávateľov
  • Definujte dátumový rozsah OD - DO
  • Môžete si vybrať aj konkrétny projekt alebo dodávateľa
  • V prípade zobrazenia výstupu ako "Údaje" si vyberte podľa čoho sa majú údaje spájať -> Dodávatelia alebo Kategórie

    • Moje nastavenia

  • Nastavte si prosím vlastný E-mail a automatický podpis. Podpis je automatický priložený k emailom odosleným zo systému.

  • V prípade, že chcete mať na úvodnej obrazovke obľúbené odkazy, vyberte SHOW pre vybrané moduly a nastavte poradie.

    • Služobné cesty

  • Evidencia a schvaľovanie služobných ciest
  • Pre vytvorenie novej služobnej cesty kliknite na "NEW business trip"
  • Vyplňte prosím všetky povinné údaje
  • V prípade Type of transport - Personal Car doplňte aj priemernú spotrebu z technického preukazu
  • V prípade Type of transport - Plane vyplňte aj Departure a Arival airport
  • Správca vloží všetkých účastníkov služobnej cesty a odošle požiadavku na nacenie pre ETN
  • Systém vygeneruje dopytové emaily na základe vyplnených údajov v zázname služobnej cesty
  • V prípade, že sa chce užívateľ sám pridať na vybranú služobnú cestu, stačí kliknúť na "Insert ME to this business trip"
  • Po vložení ponúk manažér vyberie vyhovujúcu ponuknu a schváli služobnú cestu
  • Po schválení služobnej cesty manažérom už niesu povolené žiadne zmeny

    • Dovolenky

  • Cez TimeSheet si vytvorte dovolenku
    - zadajte dátumy od, do, miesto pobytu a počet pracovných dní (zadávajte prosím v mesiaci, ktorý máte v TS zobrazený)
    - ak potrebujete zadať dovolenku, ktorá presahuje do nasledujúceho mesiaca, rozdeľte to na samostatné dovolenky v každom mesiaci.
    - zadajte miesto pobytu (povinné)
    - zadajte počet pracovných dní (dĺžka trvania dovolenky)
  • Po uložení systém odošle Vašu žiadosť o dovolenku na schválenie
  • V prípade že chcete zrušiť žiadosť o dovolenku, alebo už schválenú dovolenku, použite modul Dovolenky(Holidays)

    • V module holidays:
  • môžete si prezerať svoje dovolenky
  • vidíte stav schválenia žiadosti
  • v prípade potreby môžete zrušiť žiadosť alebo schválenu dovolenku
  • Exportovať dovolenkový lístok - alebo lístky všetkých užívateľov (v závislosti od prístupových práv)

    • Rekreácie

  • Aplikácia slúži na podávanie žiadostí o preplatenie rekreácie zamestnávateľom
  • Pre vytvorenie novej žiadosti lužobnej cesty kliknite na "Create new request"
  • Vyplňte všetky potrebné(a povinné) údaje
  • Priložte prílohy, prípadne viacero príloh
  • Kliknite na "uložiť", a počkajte na schválenie Vašej žiadosti oprávneným užívateľom

    • Zamestnanci

  • Modul personalistika
  • Evidencia zamestnancov a ich údajov pre potreby administratívy

    • MANUFACTURING

  • Aplikácia pre internú výrobu
  • Pri zaregistrovaní nového REQ systém kontroluej všetky položky na prítomnost takých ktoré je možné vyrábať interne
  • V pripade, že také nájde, tak sú následne označeené pre nákupu v REQ ako položky s možnou internou výrobou
  • Automaticky sa zobrazia aj v module MANUFACTURING v časti "REQUESTED LIST"
  • Operátor internej výroby rozhodne či danú položku prijme na výrobu alebo nie
  • Ak je položka prijatá na internú výrobu, je presunutá do záložky "PRODUCTION PROCESS", zároveň nákupca v REQ už nieje schopný túto položku objednať u iného dodávateľa
  • V momente keď je položka vyrobená, operátor internej výroby ozačením riadku "SET AS DONE", presunie túto položku do záložky "MANUFACTURED LIST" - zoznam vyrobených položiek

    • EXTERNAL RECEPTION

  • Aplikácia pre evidenciu externých objednávok
  • Nové objednávky sa zapisujú do systému pomocou importu dátového suboru

  • Štruktúra importovacieho súboru CSV
    • Commande | Article(s) | Sociťtť | Fournisseur | Compte Analytique | Statut | Date de crťation | Date Maj | Date de livraison | Bťnťficiaire | Tp. | Affectation | Rťfťrence | Dťsignation | Rťf. Client | Numťro de besoin | DAD | Unitť article | Qtť commandťe | Qtť conforme | Qtť restante | Numťro BL | BL Fournisseur | Date BL | Prix unitaire | Prix total

  • Po importe a prijatí tovaru obsaluha odosle notifikáciu cez "Validation of reception"
  • Odošle sa automatická notifikácia pre nákupcu externej objednávky

    • RETURNED STOCK

  • Aplikácia pre evidenciu vrátených položiek z končených projektov
  • v časti RETURN ITEMS obsluha naskenovaním QR alebo čiarového kódu pridá do zoznam na vrátenie položky ktore vyhovujú naskenovanému kódu
  • Potom vyberie konkrétnu položku z ponúkaných možností a zadá vrátené množstvo
  • Vrátenie na sklad sa potvrdí tlačidlom MOVE ITEMS TO RETURNED STOCK s výberom umiestnenia v sklade RACK
  • Všetky vrátené položky su následne v nových REQ označené ako položky s možnou existenciu na RETURNED STOCK
  • Tieto položky sa obsluhe skladu zobrazujú v časti REQUESTED LIST
  • Obsluha skladu po fyzickej kontrole existencii položiek ich môte akceptovať alebo zamietnuť
  • AKCEPTOVANÉ položky su automaticky v REQ označené ako objednané a aj doručené
  • ZAMIETNUTÉ položky pokračujú ďalej štandardným REQ-RFQ-ORDER postupom
  • Obsluha môže označiť ako akceptované aj časť žiadaných položiek. Vtedy sa v REQ vytvorí nový riadok s rozdielovým množstvom, ktoré sa ďalej dopytuje u dodávateľa

    • Budget

  • Aplikácia pre grafické zobrazenie aktuálneho využitia budgetu pre vybraný projekt
  • Podmienkou správneho zobrazenia sú správne vyplnené údaje o budgete v detaile projektu

    • PDCA

  • Aplikácia pre evidenciu komunikácie a úloh pre každý projet

  • My PDCA
  • - komunikácia podľa užívateľa - zobrazia sa všetky úlohy prihláseného užívateľa, bez ohľadu na projekt

  • Project PDCA
  • - komunikácia podľa projektu
  • - Výberom filtra projektu sa zobrazia len úlohy k danému projektu
  • - Užívatelia vidia aktuálny stav, môžu pridať poznámky, alebo uzatvorit úlohu
  • Systém pod zoznamom úloh vykresľuje graf podla počtu otvorených a uzatvorených úloh v projekte